Politique de confidentialité

Le responsable de traitement des opérations propres d'Okouro

Pour les traitements mis en œuvre pour les besoins propres d'Okouro - le site okouro.com, la création de comptes, la facturation des abonnements et le support - le responsable de traitement est :

• Killian Jacob, exerçant sous le nom commercial Okouro, immatriculé sous le numéro SIREN 840272967 (Registre national des entreprises), activité 62.01Z (développement logiciel), basé en France.

Contact protection des données : écrivez à dpo@okouro.com ou, pour tout autre sujet légal, à legal@okouro.com.

Deux rôles : responsable de traitement et sous-traitant

Okouro est une plateforme B2B utilisée par des organisations (les "comptes"). Selon les données, Okouro agit soit en qualité de responsable de traitement, soit en qualité de sous-traitant.

• Les données professionnelles saisies par un client à propos de ses propres équipes et de ses clients - fiches des consultants et des salariés, lignes de feuilles de temps, congés, notes de frais, fiches clients et contacts - sont traitées par Okouro strictement en qualité de sous-traitant, sur les instructions documentées de l'organisation, dans le cadre d'un accord de traitement des données (DPA) conclu avec chaque client. L'organisation est responsable de traitement. Si vous êtes consultant, salarié ou contact client dont les données figurent dans un compte Okouro, adressez d'abord vos demandes d'accès, de rectification ou d'effacement à cette organisation ; Okouro assiste ses administrateurs conformément à cet accord.
• Les données de compte et de facturation (inscriptions, abonnement, factures) ainsi que les données des visiteurs du site sont traitées par Okouro en qualité de responsable de traitement, comme décrit dans le reste de la présente politique.

Données que nous collectons

Nous limitons la collecte à ce que le service nécessite réellement. Les catégories sont :

• Données de compte et d'utilisateur : nom, adresse e-mail professionnelle, rôle dans l'organisation, mot de passe haché et paramètres de l'espace de travail, comme la langue et les préférences d'interface.
• Données de facturation : nom et adresse de facturation, abonnement et factures. Les données de paiement sont traitées par Stripe ; Okouro ne conserve pas les numéros de carte complets.
• Données d'utilisation et techniques : journaux de connexion, adresse IP, informations sur l'appareil et le navigateur, et signaux d'utilisation des fonctionnalités qui nous aident à exploiter et à améliorer le produit.
• Données de support et de communication : messages, tickets et échanges avec nos équipes.
• Données professionnelles saisies par les clients (Okouro agit ici comme sous-traitant) : fiches des consultants incluant compétences et taux, lignes de feuilles de temps, congés, notes de frais, et fiches clients et contacts.

Finalités et bases légales

Chaque traitement repose sur l'une des bases légales prévues par le RGPD :

• Exécution du contrat : fourniture des fonctionnalités auxquelles un compte a souscrit - pilotage et affectation des équipes, feuilles de temps mensuelles automatisées, congés, notes de frais, facturation et tableaux de bord financiers.
• Intérêts légitimes : sécurisation de la plateforme, prévention de la fraude et des abus, amélioration du produit, mesure d'audience de notre site vitrine à l'aide d'un outil analytique sans cookie et auto-hébergé (voir la section Cookies), et promotion de nos propres services B2B auprès d'une clientèle professionnelle.
• Obligations légales : conservation comptable et fiscale des factures et des données de facturation, ainsi que les autres obligations qui nous incombent en tant qu'entreprise.
• Consentement : e-mails marketing. Le consentement aux e-mails marketing peut être retiré à tout moment, sans affecter la licéité des traitements effectués avant le retrait. Au-delà des cookies strictement nécessaires, le site vitrine ne dépose aucun traceur : sa mesure d'audience est réalisée sans cookie (voir la section Cookies) ; aucune bannière de consentement au suivi n'est donc nécessaire.

Sous-traitants

Nous ne partageons les données à caractère personnel qu'avec des sous-traitants vérifiés, qui agissent sur nos instructions documentées et à des clauses de protection équivalentes aux nôtres :

• Scaleway SAS (8, rue de la Ville-l'Évêque, 75008 Paris, France) - hébergement et stockage cloud.
• Stripe - traitement des paiements des abonnements.
• Scaleway - envoi des e-mails transactionnels.

La liste à jour des sous-traitants est disponible sur simple demande à dpo@okouro.com. Nous informons les clients liés par un accord de sous-traitance avant qu'un nouveau sous-traitant commence à traiter leurs données.

Lieu d'hébergement et transferts hors de l'UE

Les données de production sont hébergées dans l'Union européenne, dans les datacenters Scaleway à Paris, France.

Un transfert hors de l'UE/EEE ne peut intervenir que pour un besoin limité, par exemple si un fournisseur exploite une partie de son service hors de l'EEE. Dans ce cas, nous nous appuyons sur une décision d'adéquation de la Commission européenne ou sur les clauses contractuelles types européennes, complétées par des garanties supplémentaires si nécessaire, et nous fournissons une copie des garanties applicables sur demande.

Durées de conservation

Nous ne conservons les données à caractère personnel que pour la durée nécessaire aux finalités décrites ci-dessus, puis nous les effaçons ou les anonymisons :

• Données de compte et d'utilisateur : pendant toute la durée de vie du compte.
• Enregistrements supprimés et comptes clôturés : purge après 90 jours, sauf obligation légale de conservation plus longue.
• Factures et pièces comptables : pour les durées prévues par la législation fiscale et comptable applicable - par exemple dix ans pour les factures en France.
• Sauvegardes : les sauvegardes chiffrées sont renouvelées sous 35 jours, de sorte que les données supprimées disparaissent aussi des copies de sauvegarde à l'issue de ce délai.

Sécurité

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles conformes à l'état de l'art, proportionnées au risque, notamment :

• Chiffrement TLS de l'ensemble du trafic en transit et chiffrement des données au repos.
• Mots de passe hachés à l'aide d'algorithmes reconnus par l'industrie, jamais stockés en clair.
• Contrôle d'accès par rôles et isolation des données par client au sein de l'application.
• Accès du personnel limité au strict besoin, avec journalisation et supervision des actions d'administration.
• Sauvegardes chiffrées régulières et processus documenté de réponse à incident.

Si une violation de données à caractère personnel est susceptible d'affecter les données saisies par un client, nous en informons le responsable de traitement concerné sans délai injustifié, comme l'exigent l'accord de sous-traitance et l'article 33, paragraphe 2, du RGPD ; le responsable de traitement accomplit alors les notifications dues à l'autorité de contrôle et aux personnes concernées.

Vos droits

En vertu du RGPD, vous pouvez demander gratuitement :

• L'accès aux données à caractère personnel que nous détenons sur vous et la confirmation que nous les traitons.
• La rectification des données inexactes et le complément des données incomplètes.
• L'effacement des données que nous n'avons plus de raison de conserver.
• La limitation du traitement dans les cas prévus à l'article 18 du RGPD.
• La portabilité des données que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
• De vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, aux traitements fondés sur notre intérêt légitime.

Écrivez à dpo@okouro.com. Nous répondons dans un délai d'un mois à compter de la réception et pouvons demander un justificatif d'identité. Pour les données saisies par une organisation cliente, adressez-vous d'abord à l'administrateur de votre organisation : pour ces données, Okouro ne peut agir que sur instruction du responsable de traitement.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment et introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) ou de l'autorité de contrôle de votre lieu de résidence dans l'UE.

Cookies

• Site vitrine (okouro.com) : uniquement des cookies et un stockage local strictement nécessaires (session, langue, préférences d'interface). Pour comprendre l'usage du site, nous utilisons un outil de mesure d'audience auto-hébergé et sans cookie (Umami), exécuté sur notre propre infrastructure située dans l'Union européenne. Il ne dépose aucun cookie ni traceur similaire, ne constitue pas de profils publicitaires, ne vous suit pas sur d'autres sites web et n'utilise pas votre adresse IP pour vous identifier ; les statistiques sont conservées de façon agrégée. Parce qu'il remplit les conditions de l'exemption prévue pour la mesure d'audience, il repose sur notre intérêt légitime et ne nécessite aucune bannière de consentement ; aucun suivi inter-sites n'est effectué.
• Application web (app.okouro.com) : cookies de session strictement nécessaires - jeton d'authentification, langue choisie et préférences d'interface - fondés sur l'exécution du contrat et notre intérêt légitime à faire fonctionner le service.
• Votre navigateur peut bloquer ou supprimer les cookies ; le blocage des cookies strictement nécessaires vous déconnectera et peut rendre inutilisables certaines parties de l'application.

Mineurs

Okouro est un outil professionnel vendu à des organisations et utilisé par des adultes dans un cadre de travail. Nous ne collectons ni ne traitons sciemment de données à caractère personnel de mineurs de moins de 16 ans. Si vous estimez que des données concernant un mineur nous ont été transmises, écrivez à dpo@okouro.com et nous les supprimerons.

Évolutions de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique pour refléter l'évolution du service ou de la réglementation. Les modifications substantielles sont annoncées dans l'application ou par e-mail à legal@okouro.com avant leur entrée en vigueur. La date de révision en haut de cette page indique toujours la version applicable.

Contact

Pour toute question relative à la présente politique ou à vos données à caractère personnel :

• Par e-mail à Killian Jacob, entrepreneur individuel exerçant sous le nom commercial Okouro : dpo@okouro.com (protection des données) ou legal@okouro.com (sujets légaux).